V minulých částech seriálu věnovanému účetnictví fiktivního SVJ jsme se věnovali správě domu, v dalších částech se zaměříme na účtování o službách stejného SVJ. V závěru seriálu se údaje z obou okruhů účetnictví, tj. správy i služeb, promítnou do účetní závěrky.
Účetnictví společenství vlastníků jednotek – 6. část
Ing.
Naděžda
Klainová
Služby
Účtování o službách je ve srovnání s účtováním o správě mnohem složitější. Postupy účtování nejsou právně upraveny. Různí účetní o nich účtují různě, což není na škodu, účtují-li správně. To se však často neděje. Částečně jsou na vině doporučení nesprávných postupů účtování uváděná v tisku, v internetových poradnách, nebo na seminářích.
Mezi
nesprávná doporučení
patří například doporučení účtovat přijaté zálohové faktury jako závazky k dodavatelům, stornovat k rozvahovému dni neuhrazené předpisy záloh nebo odsunout účtování o nákladech do následujícího účetního období. Druhy služeb
Vymezení a rozsah služeb,
souvisejících s užíváním bytů a nebytových prostorů, které jsou pro vlastníky zajišťovány společenstvím vlastníků jednotek, upravuje zákon č. 67/2013 Sb.,
kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 67/2013 Sb.“), v § 3.
Mezi služby patří podle odst. 1
zejména:
„… dodávka tepla a centralizované poskytování teplé vody, dodávka vody a odvádění odpadních vod, provoz výtahu, osvětlení společných prostor v domě, úklid společných prostor v domě, odvoz odpadních vod a čištění jímek, umožnění příjmu rozhlasového a televizního signálu, provoz a čištění komínů a odvoz komunálního odpadu.“
Služby nejsou v zákoně vyjmenovány vyčerpávajícím způsobem, takže je možné zajistit pro členy SVJ
i další, výše nevyjmenované služby.
U některých nově požadovaných služeb není zcela jasné, jestli jde skutečně o služby podle zákona č. 67/2013 Sb. Jestli to nejsou činnosti vykonávané pro správu domu. Například údržba pozemku a přístupových cest na pozemku patří podle § 7 nařízení vlády č. 366/2013 Sb., o úpravě některých záležitostí souvisejících s bytovým spoluvlastnictvím, mezi činnost
i správy
. Za údržbu pozemku snad můžeme považovat i sekání trávy nebo odklízení sněhu. Jak je to ale třeba
s ostrahou domu,
která má chránit společné části i jednotky vlastníků,
případně s dalšími činnostmi neupravenými
ani zákonem č. 67/2013 Sb., ani nařízením vlády? V takových případech záleží na rozhodnutí shromáždění, kam požadovanou činnost zařadí.§ 1208 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“), mimo jiné stanoví, že do působnosti shromáždění patří i
schvalování druhů služeb
a způsobu rozúčtování cen
služeb na jednotky. Někdy je zařazení činnosti do služeb nebo do správy jasné,
a přesto dochází k chybám,
které některé vlastníky zvýhodňují a jiné poškozují. Příklad
V některých SVJ se současně s kontrolami a revizemi plynových rozvodů v domě, které jsou společnými částmi, provádějí současně i kontroly plynových sporáků v bytech vlastníků jednotek.
Je-li to se souhlasem vlastníků, je to z hlediska zajištění větší bezpečnosti bydlení určitě v pořádku.
V pořádku ale nebývá účtování
o nákladech na kontroly v bytech. Do nákladů na správu
bývají někde účtovány celkové fakturované náklady, které jsou rozpočítávány na všechny vlastníky podle podílů
na společných částech, ačkoliv někteří vlastníci plynové sporáky vůbec nemají
. Nejvíce tedy platí vlastníci s největšími podíly bez ohledu na to, jestli mají plynový sporák nebo ne. S logikou nemá takové řešení společného vůbec nic. Přesto se tato chyba nevyskytuje ojediněle.
O rozúčtování nákladů na různé činnosti mezi správu a služby často rozhodují účetní externích správců
,
kteří se nikoho neptají, jak mají náklady rozúčtovávat. Pravidla stanovená ve stanovách SVJ je nezajímají. Mají svá pravidla z dob, kdy se starali jen o nájemníky. Navíc si docela často myslí, že jsou neomylní. Pokud jejich účetnictví nikdo nekontroluje
, potom se vlastníci
o nesprávném rozúčtování nákladů mezi ně často ani nedozvědí.
U podobných případů, kdy je třeba něco napravit nebo kdy se
rozhoduje o zcela nové službě,
by měli být vlastníci jednotek ještě před rozhodováním poučeni
, jak zařazení
činností do správy nebo do služeb ovlivní
způsob jejich rozúčtování
a finanční vyrovnání
nevyčerpaných záloh s vlastníky.
Připomeňme si
hlavní rozdíly:
1.
Rozdíly v rozúčtování nákladů na správu a na služby:
-
Způsob rozúčtování nákladů na správu je shodný se způsobem přispívání na správu. V obou případech jsou základem podíly na společných částech. Jde-li o náklady vlastní správy, rozpočítávají se na každou jednotku stejně. Při rozúčtování nákladů je třeba zohlednit i případné výlučné užívání některých společných částí. Podrobnosti jsou v části seriálu věnované správě.
-
U služeb rozhoduje o způsobech rozúčtování jednotlivých druhů služeb shromáždění. Nerozhodne-li shromáždění, postupuje se podle ustanovení § 5 zákona č. 67/2013 Sb.
2.
Rozdíly ve finančním vyrovnávání přeplatků a nedoplatků záloh na správu a na služby:
-
U správy je finanční vyrovnání nevyčerpaných záloh s vlastníky možné, není však povinné, viz § 1208 OZ.
-
U služeb je finanční vyrovnání s vlastníky povinné. Upraveno je v § 7 zákona č. 67/2013 Sb.
Analytické členění účtů služeb
SVJ zajišťuje pro vlastníky
nejen služby
spojené s užíváním bytů a nebytových prostorů, ale i jejich vyúčtování.
Právní úprava vyúčtování služeb stanoví povinnost uvést ve vyúčtování zálohy i skutečné náklady
podle druhů služeb viz
§ 7 zákona č. 67/2013 Sb.V některých SVJ
používají pro sledování služeb podle druhů
a pro jejich rozúčtování speciální programy
. Společenství vlastníků jednotek, která nemají
žádný speciální program k dispozici, si mohou zajistit účtování skutečných nákladů (SN) a záloh podle druhů služeb
např. pomocí analytických účtů (AÚ).
Členění pohledávek a závazků
podle jednotlivých dlužníků a věřitelů
doporučuje i ČÚS č. 401 Účty a zásady účtování na účtech,
v odstavci 2.4 Analytické účty.
Pro rozlišení SN a záloh jsem
u služeb
zvolila analytické koncovky účtů 221 až 22x.
V
dále uváděných příkladech
bude SVJ účtovat pro lepší přehlednost pouze o dodávce tepla, studené vody a společné elektřiny
. Žádné další druhy služeb SVJ z příkladu pro vlastníky jednotek nezajišťuje.
Ukázka analytického členění záloh a skutečných nákladů na služby
| Druh služby | Poskytnuté zálohy | Skutečné náklady (SN) | Předpisy záloh | DÚP |
| Teplo | 314-221 | 315-221 | 324-221 | 389-221 |
| Studená voda | 314-222 | 315-222 | 324-222 | 389-222 |
| Společná elektřina | 314-224 | 315-224 | 324-224 | 389-224 |
Promyšlený systém číslování analytických účtů,
jejichž údaje se porovnávají a vzájemně započítávají
u každého druhu služeb, usnadní účtování i kontrolu správnosti účtování o službách a kontrolu vyúčtování služeb. | Poznámka k analytickému trojčíslí účtů záloh na služby Možná jste zaregistrovali, že je ve výše uvedené tabulce vynechána analytická koncovka 223. Ta je v účtovém rozvrhu rezervována pro účtování o dodávkách teplé vody, které se v tomto příkladu nevyskytují. Zde použitý účtový rozvrh je připraven i pro jiné příklady, které se tu mohou v budoucnu objevit. |
V praxi
je však bohužel občas vidět v číslování účtů místo systému chaos.
Účty 314, 315, 324 a 389, jejichž údaje jsou
porovnávány a vzájemně započítávány,
mají u každého druhu pokaždé jinou analytickou koncovku
. Kontrola
takového účtování o službách je nesmírně vyčerpávající a náročná na čas i pro ty, kdo se v účetnictví SVJ dobře vyznají,
natož pro vlastníky, kteří by si chtěli porovnat skutečné náklady (315) a zálohy (314 a 324) ve svém vyúčtování s částkami zaúčtovanými v účetnictví.
Ukázka zcela chaotického číslování analytických účtů služeb – příklad z praxe:
| Druh služby | Poskytnuté zálohy | Skutečné náklady (SN) | Předpisy záloh | DÚP |
| Teplo | 314 -003 | 315- 501 | 324- 001 | 389- 201 |
| Studená voda | 314-006 | 315-502 | 324-002 | 389-202 |
| Společná elektřina | 314-007 | 315-507 | 324-007 | 389-207 |
Možnost
nahlížet
do účetních knih, uvedená v § 1179 OZ, je jim při tak nepřehledném účetnictví k ničemu.
Proto doporučuji členům orgánů SVJ, kteří hledají účetní firmu, aby si
předem prohlédli její účtový rozvrh
a pozornost věnovali mimo jiné i výše uvedené čtveřici účtů
. Účel účtů dohadných položek uvedených výše v tabulce
1.
Existují
druhy služeb
, jako např. úklid, které jsou fakturovány měsíčně.
Náklady na ně jsou účtovány na účtech 315-22x SN na služby
se souvztažným zápisem na účtu 321-Dodavatelé.
Náklady i závazky k dodavatelům jsou účtovány současně jedním účetním zápisem v průběhu roku. Při účtování o těchto službách nevznikají problémy.
2.
Na druhé straně však existují služby
jako např. dodávky tepla, vody a společné elektřiny, které jsou v průběhu roku hrazeny zálohově a celkové skutečné náklady
vyúčtují jejich dodavatelé SVJ až začátkem příštího roku.
-
O nákladech se musí na účtu 315 účtovat ve sledovaném roce (2020), protože § 3 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, přikazuje účtovat o nákladech do období, kterého se týkají, i když SVJ dostane faktury až například v lednu roku 2021.
-
Závazek však může být zaúčtován na účtu 321-Dodavatelé až v roce 2021, kdy jej má SVJ doložen přijatou fakturou.
Řešení, jak dostát této právní úpravě, existuje.
Místo účtu 321-Dodavatelé
se dočasně použijí účty 389-Dohadné účty pasivní.
Ve sledovaném roce
bude závazek zaúčtován na účtu 389-Dohadné účty pasivní. Na účet 321-Dodavatelé bude v roce 2021 přeúčtován pouze dluh, pokud nějaký zbude na účtu 389 po započtení poskytnutých záloh. Postupy účtování na DÚP budou vysvětleny na příkladech v kapitole Účtování skutečných nákladů (SN) na dohadných účtech pasivních.
Nutnost účtovat o službách v různých účetních obdobích působí
problémy celé řadě účetních.
Část problémů snad odstraní dále uvedený přehled o zařazení účetních případů týkajících se služeb do správného účetního období.
Účtování o službách v průběhu roku a po skončení účetního období
Zařazení účtování o službách
do správného účetního období je třeba věnovat zvýšenou pozornost
.Pokud se některá část účtování
načasuje nesprávně,
jsou v rozvaze vykazovány zkreslené údaje o finanční situaci SVJ.
Které účetní období je pro účtování správné, je uvedeno níže v tabulce. Další části seriálu o službách budou uváděny
ve stejném časovém sledu, v jakém jsou tyto činnosti vykonávány.
Časový sled účtování o službách dodaných v roce 2020
| Poznámka: Postupy účtování o službách jsou hlavně díky přesahu účtování do dalšího účetního období opravdu docela složité. Proto z vlastní zkušenosti doporučuji těm, kteří si občas nejsou svým účtováním jistí, rozkreslovat si příklady na účty „T“, tzv. „šibenice“. Schémata účtování jsou daleko názornější než předkontace uváděné v tabulkách v deníku. Umožňují lépe pochopit, o čem vlastně je účtováno. |
Předpisy záloh na služby a jejich účtování
Aby mohlo SVJ platit zálohy dodavatelům služeb, musí
vybírat zálohy od vlastníků jednotek.
Podkladem pro účtování záloh na služby je sestava
předpisů záloh
. První část této sestavy byla uvedena
v části seriálu věnované správě v časopisu UNES č. 3/2020 na straně 13.
O výši záloh na služby mělo
podle § 1208 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „NOZ“), rozhodovat shromáždění. V novele NOZ, účinné od 1. 7. 2020,
je z působnosti shromáždění rozhodování o výši záloh na služby vyňato
. Nemá-li SVJ uvedeno ve svých stanovách, že o výši záloh musí rozhodovat shromáždění, může od července roku 2020 rozhodovat o této změně
výbor nebo předseda SVJ.
Právní úpravu najde v § 4 zákona č. 67/2013 Sb. Ukázka druhé části sestavy předpisů záloh
V ukázce jsou nyní jen předpisy záloh na služby a úhrn záloh na správu i služby.
| Vlastníci jednotek | Měsíc | Teplo | Studená voda | Společná elektřina | Služby celkem | Předpisy správa + služby |
| Adámek | 1 | 1 150 | 200 | 22 | 1 372 | 3 114 |
| Adámek | Celkem | 13 800 | 2 400 | 264 | 16 464 | 37 368 |
| Babčák | 1 | 1 315 | 300 | 33 | 1 648 | 3 796 |
| Babčák | Celkem | 15 780 | 3 600 | 396 | 19 776 | 45 552 |
| Cahlík | 1 | 1 215 | 200 | 22 | 1 437 | 3 179 |
| Cahlík | Celkem | 14 580 | 2 400 | 264 | 17 244 | 38 148 |
| Daněk | 1 | 1 158 | 200 | 22 | 1 380 | 3 528 |
| Daněk | Celkem | 13 896 | 2 400 | 264 | 16 560 | 42 336 |
| Adámek garáž | 1 | 0 | 0 | 8 | 8 | 911 |
| Adámek garáž | Celkem | 0 | 0 | 96 | 96 | 10 932 |
| Babčák garáž | 1 | 0 | 0 | 8 | 8 | 911 |
| Babčák garáž | Celkem | 0 | 0 | 96 | 96 | 10 932 |
| Roční předpisy | 58 056 | 10 800 | 1 380 | 70 236 | 185 268 | |
| Účty záloh pro stranu D | 324-221 | 324-222 | 324-224 |
Předpisy záloh na služby se účtují
na straně MD účtu 311-101 Předpisy a úhrady záloh,
tj. stejně, jak jsme účtovali předpisy záloh na správu, tedy jako pohledávky SVJ za vlastníky. Účtování předpisů záloh na služby
| Doklad | Text | MD | D | Kč |
| VÚD 1 | Předpis záloh – teplo | 311-101 | 324-221 | 58 056,00 |
| VÚD 1 | Předpis záloh – studená voda | 311-101 | 324-222 | 10 800,00 |
| VÚD 1 | Předpis záloh – spol. elektřina | 311-101 | 324-224 | 1 380,00 |
I zde jsou z důvodu úspory místa a lepší přehlednosti uvedeny částky za celý rok.
Já jsem účtování předpisů záloh na správu a služby
rozdělila
do dvou tematických celků Správa a Služby.
Připomeňme si, že v části o správě byly předepsány zálohy
na správu
ve výši 115 032 Kč.
Předpisy záloh na služby
činí podle výše uvedené druhé části sestavy celkem 70 236 Kč
. Úhrnem bylo tedy vlastníkům předepsáno pro rok 2020 uhradit zálohy na
správu a služby
ve výši 185 268 Kč.
V praxi
jsou předpisy na správu i na služby uvedeny ve společné sestavě. Účtují se najednou.
V příkladu předpokládejme, že byly uhrazeny všechny předepsané zálohy.
Účtování o poskytnutých zálohách
Zálohy poskytované dodavatelům služeb se účtují podle druhů služeb na účtech
314-22x Poskytnuté zálohy.
Podkladem pro účtování nejsou zálohové faktury, ale výpisy
z bankovních účtů (VBÚ). Souvztažným účtem k účtu 314 je tedy účet 221-100 Běžný účet. Někteří účetní účtují
nesprávně
už o přijatých zálohových fakturách, a to:
-
na straně MD účtu 314-Poskytnuté zálohy,
-
a na straně Dal účtu 321-Dodavatelé.
Proč jde o nesprávné postupy účtování:
Zálohová faktura
představuje pouze požadavek (výzvu) dodavatele,
aby byla stanovená částka uhrazena předem. Přijetím zálohové faktury nevznikne SVJ závazek k dodavateli.
Účtování závazku na účtu 321 je tedy nepřípustné. Stejně tak
nevznikne SVJ
přijetím zálohové faktury za dodavatelem žádná pohledávka. Nepřípustné
je tedy i účtování přijatých zálohových faktur na účtu 314-Poskytnuté zálohy.
Účetní, kteří účtují
nesprávně,
zdůvodňují své postupy
většinou radami na internetu
nebo na seminářích či v různých článcích.O nesprávných radách na internetu se můžete přesvědčit sami. Stačí, když si na Googlu zadáte „účtování poskytnutých záloh“ a z nabídky vyberete následující odkaz:
V tabulce doporučených předkontací (účtů pro stranu MD a Dal) jsem skutečně našla následující chybné doporučení postupů účtování - viz dále kopie z června roku 2020 i řádek s chybným doporučením:
Výběr účetních případů s účtem 314
Ale zpět k příkladu, v němž budeme o poskytnutých zálohách účtovat
správně podle výpisů z bankovního účtu.
Přestože SVJ poskytují dodavatelům některé zálohy měsíčně, jiné čtvrtletně nebo pololetně,
v deníku
jsou uvedeny kvůli úspoře místa roční částky
poskytnutých záloh. Účtování poskytnutých záloh na služby
| Doklad | Text | MD | D | Kč |
| VBÚ | Poskytnuté zálohy – teplo | 314-221 | 221-100 | 56 000,00 |
| VBÚ | Poskytnuté zálohy – studená voda | 314-222 | 221-100 | 13 000,00 |
| VBÚ | Poskytnuté zálohy – společná elektřina | 314-224 | 221-100 | 1 800,00 |
Zaúčtované poskytnuté zálohy čekají obvykle na jejich
zúčtování se skutečnými náklady (SN)
až do začátku následujícího účetního období.
I v našem příkladu, ve kterém je
sledovaným obdobím rok 2020,
budou známy skutečné náklady
na služby až začátkem roku 2021
. | Poznámka redakce V dalším čísle časopisu UNES č. 7-8/2020 se můžete těšit na účtování závěrečných účetních případů, tj. na účtování skutečných nákladů na služby na účtech DÚP a na jejich zúčtování s poskytnutými a předepsanými zálohami. |
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 1. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 2. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 3. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 4. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 5. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 6. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 7. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 8. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 9. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - 10. část
Účetnictví společenství vlastníků jednotek - dokončení