Vydáno: 20. 9. 2012
Mzdová účetní krok za krokem VI. - Prohlášení poplatníka Uplatnění slev a daňových zvýhodnění z příjmů ze závislé činnosti Vladislava DvořákováDiS. Mzdový auditor, HR specialista. Lektor pro komerční a veřejnou sféru v daných oblastech. V minulých dílech našeho seriálu jsme probírali povinnosti při nástupu zaměstnance. Posledním důležitým krokem pro mzdovou účetní je dát možnost zaměstnanci podepsat Prohlášení poplatníka ze závislé činnosti. Prohlášení poplatníka Prohlášení dle zákona o daních z příjmů (dále také „ZDP“) předložíme zaměstnanci k podpisu do 30 dnů po nástupu do zaměstnání (a každoročně do 15. 2.) - tím máme na mysli jakýkoliv pracovněprávní vztah: pracovní poměr, dohody konané mimo pracovní poměr. V současné době používáme vzor č. 21 Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků - dále jen „Prohlášení poplatníka“. Jeho vzor naleznete na straně 24. Podepsání či nepodepsání Prohlášení poplatníka má vliv na způsob zdanění poplatníkova příjmu. Důležitými otázkami, kterými ve chvíli, kdy zaměstnance chceme oslovit s možností podpisu Prohlášení poplatníka, tak je základní otázka: „Máte již jinde u jiného zaměstnavatele na dané zdaňovací období podepsáno Prohlášení poplatníka?“ Tuto skutečnost nám poplatník prohlašuje v daném Prohlášení, ale z naší praxe známe, že tento dotaz je nevyhnutelný, protože zaměstnanci-poplatníci berou „růžové prohlášení“ jako nutné zlo. Formulář, který je psaný jazykem, kterému zaměstnanec nerozumí a rozumí mu pouze mzdová účetní, která je právě proto možná z jiné planety, musíme se zaměstnancem projít důsledně a neustále pokládat otázky týkající se věcí, které podle jeho názoru mnohdy ani nemají nic společného s pracovněprávním vztahem ... Tím chci naznačit, že podepisování tohoto Prohlášení je krokem, kterým musíme zaměstnance provést sami a upozornit poplatníka na vše, co z podepsaného Prohlášení vyplývá. Nakonec musíme ukázat zaměstnanci-poplatníkovi přesně i kolonky, kde co má vyplnit a kde se podepsat. V případech, kdy musíme daná prohlášení za mzdovou účtárnu posílat na různé provozovny firmy, nemáme sami možnost u tohoto podpisu prohlášení být fyzicky a tuto úlohu musí nakonec vykonávat vedoucí zaměstnanci, ve své praxi vždy tyto vedoucí zaměstnance upozorňuji na zásadní kroky správného postupu i na to, že zaměstnanec při nástupu vždy vyplňuje pouze stranu 1 a 2 Prohlášení poplatníka. V žádném případě nemá zaměstnanec při nástupu do zaměstnání podepisovat stranu 4 (roční zúčtování). V těchto situacích je velmi praktické a doporučuji, aby byli vedoucí zaměstnanci proškoleni pro postup vyplňování Prohlášení a aby jim byla vytvořena metodika a vzor vyplněného Prohlášení pro daná období postupně. Slevy a daňová zvýhodnění Budeme nadále vycházet ze situace, že poplatník podepíše Prohlášení poplatníka a že je daňovým rezidentem. Daňovému nerezidenství se budeme v budoucnu věnovat zvlášť, jelikož je to téma obsáhlé, ale pro informaci si můžeme uvést základní náležitosti: u daňového nerezidenta můžeme uplatňovat měsíčně pouze základní odčitatelnou položku na poplatníka při podepsaném Prohlášení; ostatní slevy a daňová zvýhodnění může nerezident uplatnit při podání daňového přiznání, kdy musí FÚ prokázat, že jeho zdroje příjmů v ČR činí nejméně 90 % všech celosvětových příjmů s výjimkou těch příjmů, které nejsou předmětem daně nebo jsou od daně osvobozeny a nebo jsou to příjmy, které jsou daněny zvláštní sazbou daně -srážkovou daní. To je velmi zjednodušené upřesnění. Pokud zaměstnanec podepíše Prohlášení poplatníka daně ze závislé činnosti a funkčních požitků a zatrhne nám pro zdaňovací období možnost uplatnění slevy na poplatníka podle § 35ba odst. 1 písm. a) a § 35d odst. 2 ZDP, tak postupujeme ve formuláři následujícím způsobem. Sleva na invaliditu [podle § 35ba odst. 1 písm. c) až f) a § 35d odst. 2 ZDP] * Poplatník dokládá rozhodnutím ze správy sociálního zabezpečení, pokud není starobním důchodcem. Poplatník, který v průběhu svého pracovněprávního vztahu využil možnosti a vstoupil do starobního důchodu, samozřejmě nepřestává být invalidním, ale dokládá nám tuto skutečnost potvrzením z místně příslušného finančního úřadu, kam spadá bydlištěm. Poté můžeme nadále uplatňovat u takového poplatníka slevu na dani. * Od poplatníků, kteří nejsou starobními důchodci, každým rokem požadujeme doložení invalidity, a to dokladem o výplatě invalidního důchodu - složenkou nebo připsáním částky na jejich účet. Sleva ZTP/P * Poplatník, který má vydán průkaz ZTP/P. Zde věnujme zvýšenou pozornost dokladům, které nám poplatníci předkládají - je důležité vědět, že můžeme uznat pouze průkaz ZTP/P. Sledujeme také, na jakou dobu je průkaz vydán a případně si to evidujeme ve mzdovém programu; mzdové programy většinou nabízejí možnost uvedení platnosti průkazů. Sleva na studenta - poplatník * Poplatník dokládá potvrzením ze školy (tuzemské nebo zahraniční). Zde je rozdíl mezi dokládáním u dítěte poplatníka a poplatníka-studenta. Poplatník-student se stává studentem již zapsáním ke studiu na vysokou školu a nikoli až počátkem studia, jako je to u dítěte poplatníka (podrobnější vysvětlení dále). Daňové zvýhodnění na děti žijící s poplatníkem v domácnosti * Jedná se o děti žijící s poplatníkem v domácnosti, na které zaměstnanec uplatňuje slevu podle § 35c a § 35d ZDP (vlastní; osvojené; dítě v péči, která nahrazuje péči rodičů; dítě druhého z manželů; vnuk/vnučka, pokud jeho rodiče nemají příjmy, z nichž by mohli daňové zvýhodnění uplatnit). Daňové zvýhodnění na dítě je možné uplatnit i u dětí osvojených a nebo převzetých do péče - poplatník dokládá vždy úředním rozhodnutím o péči. * Poplatník do Prohlášení poplatníka vždy osobně doplní vyživované děti na straně 1 bod 3. Také nám musí doložit, že manžel/manželka nebo partner/partnerka, případně další osoba jako poplatník daňové zvýhodnění sám neuplatňuje - a to potvrzením od jeho/jejího zaměstnavatele; pokud je tato osoba OSVČ, v evidenci pracovního úřadu nebo nezaměstnaná a bez evidence, dokládá tuto skutečnost svým prohlášením. Poplatník nám dodá kopii rodného listu dítěte; v případě dítěte, kterému je alespoň 18 let, musíme vždy na zaměstnanci-poplatníkovi žádat potvrzení ze školy (tuzemské nebo zahraniční). Pokud poplatník potvrzení nedodá, bohužel u něj nemůžeme daňové zvýhodnění na dítě uplatňovat. * V daňové oblasti máme dvě výjimky uplatnění daňového zvýhodnění u dětí, kdy můžeme uplatnit daňové zvýhodnění již za tento měsíc, pokud situace nastane již v průběhu daného měsíce - jedná se o narození dítěte a počátek studia u dítěte poplatníka. U jiných daňových slev se musíme řídit pravidlem, že sleva musí být platná k 1. dni v měsíci. * Pokud zaměstnanec doloží u dítěte existenci průkazu ZTP/P, je u takového dítěte daňové zvýhodnění dvojnásobné. Formuláře, které vyžadujeme pro uplatnění daňového zvýhodnění na děti od druhého z manželů/partnerů dle § 38l odst. 3 písm. c) ZDP uvádíme níže. U tohoto prohlášení bych jen chtěla upozornit, že poplatník tímto prohlášením řeší doložení uvedené skutečnosti například i u své manželky/partnerky, která sice zaměstnavatele má, ale protože je doma například na peněžité pomoci v mateřství a k vyřizování potvrzení od zaměstnavatele by bylo potřeba vyvinout větší úsilí a čas, předloží pouze toto prohlášení. Upozorňuji, že manželka může po čerpání PPM čerpat dovolenou - v tu chvíli by u svého zaměstnavatele měla příjem a tudíž bude moci uplatnit i daňové zvýhodnění na děti! Platí tedy, že se nesmíme spokojit pouze s prohlášením, které zaměstnanec doloží jako čestné prohlášení, pokud jeho manželka zaměstnavatele má. Sleva na manželku * Poplatník může uplatnit pouze ročně, a to při prohlášení, že manželka nedosáhla příjmu 68 000 Kč za zdaňovací období. Slevu uplatňuje poplatník v ročním zúčtování nebo při podání daňového přiznání. Zde bych jen chtěla doplnit příklad: i podpora od státu, kterou manžel/manželka dostali po ukončení rekvalifikačního vzdělání na zřízení provozovny/živnosti, je příjmem, který se zahrnuje do příjmu pro účely posuzování výše příjmu manžela/manželky pro výše uvedenou roční slevu. Student - škola v zahraničí * V této oblasti bych chtěla upozornit ještě na jednu důležitou věc. Pokud máme uplatňovaného studenta z daňového hlediska ( je zcela nepodstatné, zda jde o studenta-dítě nebo studenta-poplatníka), při studiu školy mimo Českou republiku musíme požádat poplatníka o doklad nostrifikace školy. Poplatník si musí u Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR (MŠMT ČR) sám vyřídit doklad o rovnosti školy v zahraničí na úroveň studia středních nebo vysokých škol v České republice; tento doklad pak můžeme uznat jako doklad pro daňové účely. Na stránkách MŠMT ČR pro tyto účely najdeme formuláře žádosti a popis postupu, kterým o tento doklad žádáme. Závěrem V tomto článku upozorňuji pouze na způsob doložení různých slev a daňových zvýhodnění při podpisu Prohlášení poplatníka daně z příjmu ze závislé činnosti a funkčních požitků poplatníkem. Nerozebíráme podrobně nároky slev a daňových zvýhodnění, tj. nejsou zde přesně popisovány podmínky, například podmínky pro přiznání daňového bonusu a podmínky uplatnění daňového bonusu na střední škole a na vysoké škole. Věnujeme se tedy pouze dokladování, které je důležitým krokem pro uplatnění jakékoliv slevy a daňového zvýhodnění. Způsob prokazování nároků na odečet nezdanitelných částí základu daně, slev na dani podle § 35ba a daňového zvýhodnění z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků u plátce daně řeší § 38l ZDP. Právní předpisy citované v článku (předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak) * ZDP, zákon o daních z příjmů - zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů Příloha: Formulář Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků
Zdroj: Práce a mzda, 10/2012.